Les types de propriétés (texte, date, select, personne...)
Choisir le bon type de propriété pour chaque information que tu suis.
Dans une base de données, chaque colonne est une propriété. Et chaque propriété a un type qui détermine ce qu'elle peut contenir et comment tu peux l'exploiter. Bien choisir ses types, c'est la différence entre une base puissante et un tableur déguisé.
Les propriétés essentielles
- Texte : pour du texte libre (une note, une adresse).
- Nombre : pour des montants, des quantités (avec format € ou %).
- Date : pour une échéance, une date de publication (avec rappel possible).
- Sélection (Select) : un choix unique parmi des options (ex. un statut).
- Sélection multiple : plusieurs étiquettes à la fois (ex. des thèmes).
- Case à cocher : un oui/non (payé ? terminé ?).
- Personne : pour assigner un membre de ton équipe.
- Fichiers et médias : pour joindre un document.
- URL / Email / Téléphone : cliquables, parfaits pour un CRM.
Astuce
Pour un statut, préfère une propriété Sélection (ou le type Statut dédié) plutôt que du texte libre. Pourquoi ? Parce qu'avec des options fixes (« À faire », « En cours », « Terminé »), tu pourras filtrer, grouper et colorer. Du texte libre, lui, ne se range pas.
Les propriétés « intelligentes »
Certaines se calculent ou se relient toutes seules — on les verra en détail dans les chapitres suivants :
- Relation : relie cette base à une autre.
- Rollup : remonte une info depuis une base liée.
- Formule : calcule à partir des autres propriétés.
- Date de création / dernière modification : remplie automatiquement.
Exemple concret
Dans mon CRM, chaque client a : un Nom (titre), un Email (type Email, cliquable), un Statut (Sélection : prospect / actif / terminé), un Budget (Nombre en €) et une Relation vers ses projets. Cinq propriétés bien choisies, et je peux tout filtrer, trier, recouper.
Le piège à éviter
Attention
La tentation, c'est d'ajouter quinze propriétés « au cas où ». Résultat : une base illisible que personne ne remplit. Garde uniquement les propriétés que tu vas vraiment utiliser pour filtrer, trier ou décider. Less is more : une base épurée est une base qu'on tient à jour.
En résumé
- Chaque colonne = une propriété avec un type précis.
- Privilégie les Sélection / Statut aux textes libres pour tout ce qui se range.
- Relations, rollups et formules viennent enrichir tes bases (chapitres suivants).
- Ne garde que les propriétés réellement utiles.
Maintenant, le concept qui fait passer Notion au niveau supérieur : les relations entre bases.